Rep: Doamna director, va rog sa ne prezentati pe scurt compania 3M Romania.Irina Vasile: Societatea comerciala 3M Romania srl este o companie cu capital integral american, infiintata in 1997. Produsele 3M sunt prezente pe piata romaneasca inca din 1993 si au fost distribuite, pana la infiintarea firmei, de reprezentanta 3M USA. Importam si distribuim pe piata romanesca 3.000 de produse dintr-o gama totala de 60.000. Dintre cele mai solicitate amintesc folia securizata cu holograme, pe care o fur
Rep: Doamna director, va rog sa ne prezentati pe scurt compania 3M Romania.
Irina Vasile: Societatea comerciala 3M Romania srl este o companie cu capital integral american, infiintata in 1997. Produsele 3M sunt prezente pe piata romaneasca inca din 1993 si au fost distribuite, pana la infiintarea firmei, de reprezentanta 3M USA. Importam si distribuim pe piata romanesca 3.000 de produse dintr-o gama totala de 60.000.
Dintre cele mai solicitate amintesc folia securizata cu holograme, pe care o furnizam producatorilor de alcool si cafea, etichete cu coduri de bare, placutele de inmatriculare pentru autovehicule -pe care le fabricam in Germania – cleme, conectori, mansoane pentru compania Conel, cabluri de telecomunicatii, instrumentar si materiale consumabile pentru spitale si cabinete stomatologice etc. Avem o cifra de afaceri de 9,5 milioane USD si speram sa atingem 14 milioane USD pana la sfarsitul anului.
Rep: Care sunt aspectele specifice de gestiune la 3M Romania?
Irina Vasile: In primul rand statutul nostru. Desi facem parte din familia 3M, suntem o companie care actioneaza in deplina independenta pe piata. In momentul lansarii noastre, firma-mama 3M USA a pus la dispozitie un capital de risc, ne-a acordat facilitati statutare pentru primii cinci ani de functionare si ne-a recrutat o echipa manageriala. Nu ni se acorda nici un fel de alta sustinere. Reusim sau nu pe piata, depinde numai de noi.
La fel se intampla si s-a intamplat cu toate companiile 3M din lume. Mai mult, in cazul in care transmitem spre executie o comanda uneia dintre companiile surori, 3M Italia sau 3M Germania, de exemplu, suntem tratati ca oricare alt client, fara nici un tratament preferential din partea dumnealor. Ca principii financiare, le consider destul de sanatoase. Mai exista insa doua particularitati pe care as dori sa le discutam.
Prima se refera la impunerea de catre firma-mama a utilizarii unui pachet software de logistica, CARS, construit pe baza principiilor US-GAAP (Unites States General Accepted Accounting Principles). Impunerea este datorata necesitatii respectarii unei conceptii unitare dorita in toate firmele 3M din lume. A doua particularitate este aceea ca 3M Romania este organizata pe centre de cost.
Acest mod de organizare nu este insa reflectia unor unitati de alocare bugetara pe proiecte, pe produse sau pe structuri organizatorice, ci fiecare angajat este un centru de cost, iar acest tip de organizare este folosit ca parghie manageriala. Desigur ca structura contabila si de raportare trebuie sa reflecte acest ultim aspect.
Rep: Ce implicatii a avut impunerea utilizarii programului strain de logistica?
Irina Vasile: Din cauza faptului ca programul CARS nu este adaptat legislatiei romanesti, la utilizarea lui apar probleme. CARS nu suporta alocari ale costurilor, emiteri de facturi la clienti si, mai grav, nu asista raportarile proprii 3M ca suport decizional pentru echipa de conducere locala. Ca atare, pentru a asigura suportul contabil si de gestiune al firmei in conditiile specifice legislatiei romanesti, am avut nevoie de implementarea unui nou sistem informatic integrat.
Pe de o parte, noul sistem trebuia sa fie suficient de flexibil incat sa poata fi interfatat cu CARS, iar pe de alta, sa suporte organizarea structurala pe centre de cost mentionata. Este evident ca acelasi sistem trebuie sa asigure pastrarea evidentelor conturilor sintetice si analitice atat conform legislatiei romanesti, cat si subordonat principiilor GAAP.
Rep: Inteleg ca toate aceste limitari au generat un set de criterii care au stat la baza alegerii sistemului informatic. Ce solutie ati adoptat?
Irina Vasile: In ianuarie 1997 am optat pentru sistemul informatic integrat WizCount oferit de firma WizRom Software. Ni s-a propus cea mai flexibila solutie avand in vedere limitarile impuse de CARS. In plus, sistemul informatic WizCount s-a pliat cel mai bine pe structura noastra organizatorica, permitand gestiunea pe centre de cost si fiind cel mai permisiv la cerintele legislatiei romanesti.
Pe langa toate acestea, costul implementarii sistemului a fost modic fata de preturile ofertelor similare.
Rep: In ce fel asigura WizCount parghiile de gestiune contabila curenta ale firmei ?
Irina Vasile: Daca ne referim strict la operatiunile de contabilitate, WizCount asigura automat gestiunea conturilor analitice si sintetice si produce balantele de verificare, jurnale de vanzari/cumparari, fise sah cartea mare etc. Toate documentele pe care un organ de control autorizat le verifica sunt produse in mod automat de WizCount. Fara a trebui sa tina doua evidente separate, WizCount asigura automat si evidentele conturilor si in sistemul american (subordonat principiilor GAAP), producand documentele specifice profit/loss statement, cash forcast, balance sheet etc.
Aceste facilitati nu erau insa suficiente pentru noi. Fiind prezenti pe piata cu 3.000 de produse, va imaginati ca cea mai mare parte din timp o pierdeam cu introducerea si corelarea datelor in contabilitatea primara, date aferente urmaririi contractelor de furnitura cu clientii si re-evaluari ale marimilor din capitalul circulant (conturile la clienti si furnizori, stocuri etc.). Pentru rezolvarea acestor probleme si exploatand flexibilitatea WizCount, am cerut echipei de specialisti si consultanti ai WizRom ca executia acestor operatii sa se realizeze prin intermediul unor interfete utilizator specializate. Dintre interfetele pe care le avem la dispozitie acum, mai importante sunt cea realizata pentru prelucrarile facturilor de vanzare si cele realizate pentru efectuarea tranzactiilor bancare.
De exemplu, pentru urmarirea contractelor de vanzare, preluam din facturile la client toate datele primare: numele clientului, tipul de produs si volumul vandut, suma totala, data emiterii facturii, termenele de plata. Cu aceste date WizCount actualizeaza automat valoarea soldului clientului, volumul total al creditelor la clienti, stocurile etc.
Cele mai importante interfete sunt insa cele realizate pentru efectuarea electronica a tranzactiilor bancare. Pentru ca firma noastra este clientul Amro Bank, care utilizeaza programul Multicash, era logic sa cerem interfatarea WizCount cu acest program. Ca atare, urmarirea incasarilor de la clienti se face direct din contabilitatea noastra sau, mai corect, direct din WizCount, prin interfata cu Multicash. WizCount realizeaza apoi, automat, alocarea pe conturi a incasarilor de la clienti si actualizarea automata a soldului debitor al acestuia. In cazul in care se evidentiaza intarzieri la plata, sistemul procedeaza la transmiterea prin fax a situatiei facturilor neincasate, impreuna cu o reevaluare – realizata automat – a datoriei acestuia in functie de diferentele de curs valutar inregistrate intre data emiterii facturilor si data transmiterii faxului. Faxurile sunt transmise catre client noaptea, iar pentru atentionarea rau-platnicilor folosim trei tipuri de mesaje cu nivele de „duritate” diferite (in functie de volumul datoriei sau al intarzierii).
Evident, daca facem urmarirea incasarilor de la clienti direct din WizCount, printr-o alta interfata de comunicare cu Multicash efectuam platile la furnizori. Transmiterea ordinului de plata se face tot direct din WizCount, iar cu aceasta ocazie se realizeaza si actualizarea soldurilor creditoare ale furnizorilor.
Rep: Cum se asigura sistemul de raportare la nivelul managementului?
Irina Vasile: 3M foloseste formate de raportare specifice, care trebuie sa evidentieze anumite marimi contabile determinate dupa proceduri proprii. Fiind o companie cu capital american, evident ca raportarile trebuie facute folosind ca date de intrare marimi contabile in conformitate cu principiile GAAP. Cum spuneam, aceste marimi sunt disponibile automat, fara sa fie nevoie sa tinem doua contabilitati separate, in doua sisteme diferite.
Ca atare, exportam marimile contabile supuse principiilor GAAP si le prelucram apoi in Excel. Avem in lucru, cu echipa de specialisti de la WizRom, realizarea automata a rapoartelor cu formate specifice 3M direct din WizCount.r
r
Rep: Ce implica, la nivelul dumneavoastra, utilizarea pachetului WizCount si la ce dezvoltari ulterioare v-ati gandit?r
r
Irina Vasile: Sistemul este prietenos si deosebit de flexibil. Nu trebuie sa fii programator pentru a utiliza WizCount. Parerea mea este ca, pentru a folosi cu maximum de satisfactii sistemul informatic WizCount, trebuie sa intelegi foarte bine tipul de business in care activeaza firma, elementele de specificitate ale acestuia si felul in care este organizata. r
Eu ma consider un utilizator inovativ. Aceasta poate si datorita faptului ca prin interfetele pe care le-am cerut specialistilor de la WizRom am reusit sa redimensionez volumul si calitatea muncii celor doi colegi din departamentul de contabilitate al 3M. Iar rezultatele s-au vazut. Dupa doua auditari externe, una cu Price Waterhouse Coopers si alta cu o echipa de audit 3M USA, am primit calificativele foarte bine („True & Fair Market Value” si respectiv „3M Standard International”). WizCount a devenit instrumentul fara de care am putea sa plecam acasa. !!r
In etapa urmatoare, cerintelele noastre fata de echipa WizRom vor fi din ce in ce mai diversificate si mai complexe. Avem in plan realizarea automata a rapoartelor specifice 3M, evidenta mijloacelor fixe, declaratia impozitelor pe salarii la Camera de munca, analize economice pe indici etc.r
r
Rep: Sunteti multumita de modul in care s-a dezvoltat relatia dintre 3M si WizRom?r
r
Irina Vasile: Relatia dezvoltata cu specialistii WizRom este de parteneriat si sunt deosebit de multumita de felul in care a evoluat. De fapt, unul dintre factorii determinanti in momentul negocierii achizitiei sistemului WizCount a fost flexibilitatea echipei de specialisti ai firmei furnizoare si dorinta dumnealor de a intelege si rezolva problemele noastre specifice. In acest fel, timpul 3M a fost economisit. r
Pentru implementarea altor sisteme informatice ar fi trebuit sa convingem echipe de consultanti, chiar straini, de necesitatile si restrictiile operarii pe piata romaneasca. In plus, ceea ce noua ni se parea evident, pentru dansii era birocratic sau imposibil de rezolvat, pentru ca ar trebui schimbate sisteme deja proiectate. tr