Firmele de arhivare a documentelor şi-au văzut afacerile crescând de peste trei ori în ultimii cinci ani, perioadă în care nu au avut nevoie de autorizări speciale. Statul va schimba însă regulile.
Orice firmă sau instituţie a statului este obligată de lege să păstreze zeci de ani anumite acte şi registre şi multe au decis să externalizeze activităţile de arhivare pentru a reduce costurile.
„Odată cu boomul economic din anii trecuţi, a crescut numărul firmelor, dar şi al documenetelor care trebuie stocate. Companiile mari produc foarte multe hârtii care trebuie depozitate în condiţii speciale. Majoritatea multinaţionalelor şi-au externalizat activitatea de arhivare pentru a nu mai investi în spaţii de depozitare, personal şi software. Îşi reduc costurile de depozitare la jumătate“, spune Cristian Bilan, director general Iron Mountain România, cea mai mare firmă de arhivare din ţară, care a avut anul trecut o cifră de afaceri de aproape 6 milioane de euro.
Chiar dacă legislaţia actuală nu reglementează această activitate, dar nici nu o interzice, firmele care oferă servicii de arhivare s-au înmulţit.
Stop-joc pentru firmele mici
Un proiect de lege adoptat deja în Guvern săptămâna trecută şi trimis Parlamentului obligă însă orice jucător din piaţă să obţină o autorizare de la Arhivele Naţionale. Aceasta va fi acordată doar firmelor care pot dovedi că au o anumită bază materială, că deţin un fond pentru acoperirea cheltuielilor de transport al documentelor, în caz de încetare a activităţii, că respectă norme de competenţă profesională. Procedurile de desfăşurare a activităţii vor fi aprobate prin norme metodologice de către ministrul administraţiei şi internelor. Jucătorii mari sunt mulţumiţi. Pentru cei mici, însă, noile reguli închid porţi de intrare pe piaţă. „Noul act normativ va introduce în legalitate societăţile deţinătoare de arhive pentru că vor fi autorizate de Arhivele Naţionale. Există şanse ca activitatea să se dezvolte şi mai mult“, spun reprezentanţii Iron Mountain România. Pe de altă parte, directorul firmei A&B Activ Distribution, Cristian Nemţeanu, consideră că noua legislaţie nu va mai permite oricărui mic întreprinzător să efectueze activitate de arhivare. „Modificarea Legii nr. 16/1996 va elimina firmele care nu au în prezent capacităţile şi acreditările necesare desfăşurării unor activităţi de arhivare legale (salariaţi, atestări profesionale, competenţe)“, spune şi Mihai Nicolae, director general Stefadina Comserv.
Legislaţia prevede termene în care documentele trebuie ţinute în arhive: 10 ani pentru registre şi documente justificative şi contabile, cu excepţia statelor de salarii, cărţilor de muncă, statelor de plată şi dosarelor de personal, care se ţin 50 de ani. Titlurile de proprietate se păstrează 100 de ani, la fel şi autorizaţiile de construcţie. Cele opt firme mai mari din piaţă îşi împart câteva mii de clienţi. „Sunt multe firme de arhivare, dar majoritatea nu efectuează decât anumite servicii, fie îndosariază, fie arhivează, fie distrug documente.
Doar opt firme contează într-adevăr, şi dintre acestea numai trei-patru beneficiază de sistem integrat şi oferă toate serviciile“, spune Cristian Bilan. „Afacerea e profitabilă, mai ales că în ultimii cinci ani, odată cu creşterea economică, s-a dezvoltat substanţial. Majorarea a fost de 300% dacă raportăm 2006 la 2010“, arată acesta.
Liderul pieţei, Iron Mountain România (sucursală a unei companii americane), e concurat de olandezii de la De Groot Archive Management, dar şi de un reprezentant autohton – A&B Activ Distribution. „Noi suntem un fel de Logan, firmă sută la sută românească, şi încercăm să facem faţă unor companii cu susţinere externă. Criza ne-a adus şi beneficii: mulţi clienţi ai firmelor străine vin acum la noi pentru servicii de calitate superioară la tarife mult mai mici“, susţine directorul A&B Activ Distribution, care a reuşit anul trecut o cifră de afaceri de un milion de euro.
De serviciile specialiştilor externi au uneori nevoie şi firmele cu arhivă proprie. „Noi avem arhivă proprie, dar o parte din documente este preluată de companii specializate. Încercăm să utilizăm raţional şi cât mai optim spaţiul arhivei proprii. E mai avantajos financiar să colaborăm cu firmele de arhivare“, spune Cornel Cojocaru, director comunicare BCR. Chiar şi agenţiile guvernamentale care gestionează fonduri europene şi care nu au voie să externalizeze activitatea apelează la firme de arhivare pentru îndosarierea şi arhivarea actelor. „Noi am fost nevoiţi să punem la punct o arhivă proprie, întrucât reprezentanţii Comisiei Europene ne verifică periodic activitatea şi trebuie să aibă la îndemână toate documentele. Cu toate acestea, apelăm la firme de specialitate pentru a ne ajuta să îndosariem şi să aranjăm hârtiile“, spun reprezentanţii Agenţiei de Plăţi pentru Dezvoltare Rurală şi Pescuit.
50 de ani este termenul în care toate societăţile comerciale şi instituţiile sunt obligate să păstreze statele de salarii ale angajaţilor
