În urma proiectului său, Data Genomics, care a analizat zeci de miliarde de fişiere şi caracteristicile acestora din multe medii de date nestructurate ale clienţilor săi, Veritas a efectuat un studiu pentru a analiza obiceiurile factorilor de decizie din domeniul IT şi profesioniştilor din mediul office la nivel global în ceea ce priveşte stocarea datelor.

Studiul solicitat de Veritas a fost realizat în rândul a 10.022 profesionişti din mediul office la nivel global şi factori de decizie din domeniul IT, cu scopul de a examina modul în care indivizii gestionează datele. Au fost relevate îngrijorări semnificative referitoare la acumularea excesivă a datelor, 73% dintre respondenţi indicând că stochează date care ar putea fi dăunătoare pentru organizaţiile lor. Acestea includ: date personale necriptate, aplicaţii pentru locuri de muncă în alte companii, secrete necriptate ale companiei şi corespondenţă stânjenitoare între angajaţi.

Problema acumulării excesive a conţinuturilor digitale este reală

Studiul arătă că factorii de decizie din domeniul IT acumulează în mod excesiv fişierele digitale şi păstrează 54% din toate datele pe care le generează. În plus, 41% din toate fişierele digitale create rămân nemodificate timp de 3 ani sau mai mult. Deşi acest fapt indică faptul că păstrarea obsesivă a datelor este un obicei des întâlnit în cadrul organizaţiilor, mulţi dintre profesioniştii din mediul office (48%) mărturisesc că nu ar lăsa predarea la timp a unui proiect în seama unei persoane cu astfel de obiceiuri. În plus, respondenţii sunt dispuşi să renunţe la haine şi weekend-uri mai degrabă decât să şteargă fişierele. Aproape jumătate dintre ei, 45%, ar prefera să lucreze în weekend-uri timp de 3 luni decât să renunţe la fişierele lor digitale, iar 46% ar prefera să îşi arunce toate hainele în locul fişierelor lor digitale.

Angajaţii sunt copleşiţi de cantitatea uriaşă de date

Marea majoritate a factorilor de decizie din domeniul IT s-a declarat copleşită de proporţiile şi de cantitatea datelor pe care le păstrează. Aproximativ trei sferturi dintre aceştia alocă în mod frecvent din timpul alocat responsabilităţilor zilnice pentru a se ocupa de datele acumulate. În plus, 69% dintre profesioniştii din mediul office afirmă că renunţă la organizarea şi ştergerea vechilor fişiere digitale pentru că acest lucru este prea copleşitor.
Angajaţii se străduiesc să determine dacă datele sunt importante sau valoroase pe termen lung. Prin urmare, 47% dintre factorii de decizie din domeniul IT i-au auzit pe angajaţi spunând că se tem că va trebui să facă din nou referire la acele date la un moment dat și prin urmare nu le șterg.

86% din factorii de decizie din domeniul IT afirmă că volumul de date stocate de companie ar creşte timpul de răspuns necesar în cazul unui incident de securitate. Mai mult, datele reţinute ar putea fi ele însele dăunătoare. 83% din factorii de decizie din domeniul IT şi 62% din profesioniştii din mediul office au declarat că au păstrat date care ar putea avea efecte negative asupra angajatorului sau asupra propriilor lor perspective de carieră. Acestea includ: date personale necriptate, aplicaţii pentru locuri de muncă în alte companii, secrete necriptate ale companiei şi corespondenţă stânjenitoare între angajaţi. Fişierele personale reprezintă destul de mult din “gunoiul” păstrat, 96% din factorii de decizie din domeniul IT au admis că păstrează fişiere personale inutile.

Obiceiul acumulării excesive a datelor ar putea semnifica o nerespectare a reglementărilor GDPR 

În mai 2018, Parlamentul European va implementa Regulamentul European General de Protecţie a Datelor (GDPR), o serie de legi aplicate la nivel UE menite să armonizeze protecţia datelor în regiune. Sunt afectate atât companiile din UE, cât şi cele din afara UE care desfăşoară operaţiuni aici. Punând accentul pe protejarea cetăţenilor din UE şi a datelor acestora împotriva utilizării greşite şi a securităţii îndoielnice, consecinţele nerespectării sunt potenţial uriaşe. Amenzile maxime pentru nerespectare depăşesc 22,3 milioane de dolari (20 milioane de euro) sau până la 4% din cifra de afaceri la nivel global.