Vom povesti, în cele ce urmează, despre auditul ISO, fie el de certificare, supraveghere sau recertificare.
Și acum, ca și la școală, opțiunile sunt aceleași: să fii mereu (relativ) pregătit, să îți furi căciula singur copiind – în cazul de față mimând, formal, conformarea la cerințele auditului, sau să amâni… atât că se poate.
Implementarea și certificarea unui sistem ISO, cum este cel al managementului calității ISO 9001, este un „rău necesar” pentru multe companii mici și mijlocii, pentru a accede la anumite piețe, proiecte sau la achiziții publice.
Însă nu acesta este marele avantaj. Dacă întrebam antreprenorii din sfera IMM cât ar plăti pentru ca experți în management de nivel internațional să le ofere o schemă sau soluții pentru organizarea corectă a afacerii lor, cu siguranță se vor gândi la sume ce pornesc de la zeci de mii de euro.
Este exact nucleul sistemului ISO 9001 – un cadru organizatoric eficient, riguros fundamentat, pentru managementul afacerii. La o fracție din costuri.
„Este extrem de nocivă această poziționare a multor antreprenori – pe poziții de adversitate în raport cu auditorul. Noi nu suntem dușmanul. Auditorii doresc binele afacerilor pe care le verifică, chiar dacă par să caute nod în papură”, declară Claudiu Aiftimiei, Director General al URS Certificări.
Care ar fi, după părerea voastră de specialiști, un top al greșelilor pe care le fac firmele când vine vorba de auditul ISO?
„Din experiența noastră de peste 35.000 de audituri, top 5 practici greșite, ca frecvența și consecințe asupra afacerii, ar fi:
- Implementare formală – când mare parte din proceduri există doar pe hartie și fiecare angajat lucrează după cum știe sau cum poate. Fără proceduri clare e ca o bucătărie în care s-ar schimba în fiecare zi locul tacâmurilor. Devine frustrant și ineficient.
- Stabilirea unei singure persoane la nivelul firmei care să discute cu auditorul – de obicei „bucuria” cade pe contabil – că e omul cu actele, care răspunde atunci când vin alte inspecții de la stat, sau pe secretară, că are timp liber. Sunt cazuri când e desemnat un RMC (Responsabil cu Managementul Calității) cu normă întreagă, un om de încredere, bine organizat, dar izolat între dosare și scos în față la audituri. Ar trebui ca fiecare angajat din firmă să poată explica ce și cum lucrează, ce documente folosește, în cuvinte simple.
- Răspunsuri evazive la întrebarile puse de auditor – auditul se desfășoră după un plan cu obiective clare, iar încercarea de a distrage atenția auditorului de la subiect nu ajută pe nimeni, fiind doar o pierdere de timp pentru ambele părți.
- Minimizarea acțiunilor corective – oamenilor le este teamă de greșeli și încearcă să arate, pe hartie, cel puțin, că totul merge strună. Dar tocmai aici e un avantaj al sistemului ISO 9001, faptul că urmarește greșelile că sa le corecteze, că să fie îmbunătățit și actualizat managementul companiei, nu ca să pună la colț pe cineva. Deci, când vezi dosare perfecte, procese care merg strună, e destul de clar că realitatea e cosmetizată. Și că oportunitatea de a corecta e ratată.
- Copierea procedurilor din altă parte – două companii, chiar cu același domeniu de activitate, nu sunt identice, deci modul în care sunt organizate și implicit procedurile ar trebui să fie diferite. Se poate porni de la un model, dar munca aceea plictisitoare și aparent inutiă, de a pune pe hârtie toate detaliile despre cum se face aprovizionarea, cât de des se fac sedințele, cum se programează reparațiile la utilaje trebuie făcută de cei care cunosc cel mai bine compania și au autoritatea de a stabili cum trebuie să fie facute lucrurile. Consultantul poate veni cu observații și recomandări, dar cam atat.”
De regulă apare una din situațile de mai sus, sau mai multe?
„În general apare un cumul de abordări incorecte sau greșite, pornind de la modul în care este înțeles sistemul de management al călității. Dacă eu ca antreprenor am o viziune privind afacerea și mă ghidez după instinct, sunt concentrat pe ce se întamplă acum pe piață fară să îmi planific ce voi face pe termen mediu măcar, atunci certificarea ISO este o oportunitate ratată.”
În încheiere, care ar fi sfaturile voastre pentru un audit ISO de succes?
„Cred că este important modul în care antreprenorul privește certificarea. Sfatul nostru este să vadă ISO 9001 ca pe o investiție în bunul mers al afacerii. Cea mai importantă componentă a investiției este efortul personal al directorului general de a responsabiliza angajații, pentru ca aceștia să participe la elaborarea procedurilor, la respectarea și îmbunătățirea lor.”
URS CERTIFICĂRI SRL reprezintă în România, de 12 ani, grupul United Registrar of Systems Ltd. cu sediul în Marea Britanie şi birouri în 36 de țări, unul din cele mai mari organisme de certificare din lume. Principalele produse și servicii sunt: certificare ISO, cursuri de calificare autorizate, sisteme de monitorizare a satisfacției clienților.
