Directiva 2014/55/UE/16 aprilie 2014 privind facturarea electronică în domeniul achizițiilor publice (Directiva) reprezintă cadrul prin care s-a decis elaborarea unui standard comun al facturii electronice.

De asemenea, Directiva prevede obligația Statelor Membre de a adopta norme la nivel național care să oblige autoritățile și entitățile contractante să accepte facturile emise potrivit acestui standard de operatorii economici. 

Statele Membre au optat pentru două maniere diferite de transpunere a Directivei: (i) fie au impus obligativitatea ca în contractele B2G să se utilizeze doar facturile electronice, fie (ii) au lăsat operatorului economic dreptul de a utiliza aceste tip de facturi, fără a exista o obligație în acest sens. 

De exemplu, Estonia a impus prin legea contabilității obligația autorităților/entităților contractante de a accepta facturi în format electronic. În Estonia nu există un sistem național centralizat în vederea utilizării facturii electronice, fiecare autoritate având în mod individual obligația de a recepționa facturile în această formă. Similar, Polonia a lansat un sistem opțional național de facturi electronice (KSeF).

De asemenea, Austria a optat pentru obligarea operatorilor economici la utilizarea facturii electronice numai în cazul contractelor încheiate cu autoritățile federale – cu anumite excepții, cum ar fi contractele de leasing sau contractele de asigurări.

În aceste situații, este obligatorie utilizarea portalului de servicii federale – platformă la nivel central prin care se asigură transmiterea ofertelor către autoritățile federale. Și reglementările din Spania prevăd că toate facturile transmise entităților din sectorul public trebuie transmise în format electronic, prin intermediul unei platforme (FACe) oferite gratuit tuturor entităților publice. 

Reglementările la nivel național

Reglementările naționale aplicabile sunt:

  • Ordonanța de Urgență nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum şi pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum şi supravegherea pieței pentru acestea (OUG 120/2021)
  • Legea nr. 139/2022 pentru aprobarea OUG 120/2021 (Legea 139/2022).

Potrivit OUG 120/2021, Ministerul Finanțelor a fost abilitat să creeze, dezvolte și să administreze sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura (Sistemul RO e-factură) are drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii elaborate potrivit standardelor europene.

În vederea accesării sistemului de către operatorii economici naționali, aceștia trebuie să fie înscriși în spațiul virtual (SPV), precum și în Registrul RO e-factură. Factura electronică trebuie să respecte toate elementele prevăzute de art. 4 alin. (1) din OUG 120/2021 și se transmite prin Sistemul RO e-factură. 

După transmiterea facturii electronice, sistemul RO e-Factura verifică în mod automat fișierul. În măsura în care factura este corect întocmită, i se aplică sigiliul Ministerului de Finanțe. În caz contrar, dacă sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar. Emitentul primește un fișier ce conține erorile identificate și care trebuie corectate, factura corectată urmând să fie retransmisă tot prin sistemul RO e-Factura. Data comunicării facturii către destinatar este data la care aceasta este disponibilă pentru a fi descărcată, destinatarul fiind notificat în acest sens. 

În măsura în care destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice prin transmiterea unui mesaj în acest sens în sistemul RO e-factură, iar în cazul contractelor B2G comunicarea se face inclusiv prin intermediul sistemului național de raportare — Forexebug, prin transmiterea unui mesaj.

Obligația de a utiliza factura electronică în contractele de achiziție publică

Până la data de 1 iulie 2022, operatorii economici au posibilitatea de a opta pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, în conformitate cu dispozițiile art. 5 din OUG 120/2021. În măsura în care aceștia optează pentru utilizarea sistemului, au obligația de a utiliza în mod exclusiv acest sistem de facturare, autoritățile contractante fiind obligate să accepte acest tip de facturi. 

Începând cu data de 1 iulie 2022, operatorii economici stabiliți în România au obligația de a utiliza factura electronică în executarea contractelor de achiziție publică, în conformitate cu dispozițiile art. II din Legea 139/2022. 

Ulterior adoptării Legii nr. 139/2022, se face însă următoarea diferențiere:

  • Operatorii economici străini au opțiunea de a utiliza sistemul de facturare electronică în contractele B2G, situație în care autoritatea/entitatea contractantă are obligația de a accepta acest tip de emitere a facturii;
  • Operatorii economici români au obligația de a utiliza în mod exclusiv sistemul de facturare electronică în contractele B2G. 

Atât OUG 120/2021, cât și Legea 139/2022 ating dezideratele Directivei de a implementa la nivel european obligația autorităților/entităților contractante de a accepta facturile emise în format electronic. 

Prin urmare, ulterior datei de 1 iulie 2022, având în vedere obligativitatea emiterii facturilor în format electronic, în măsura în care operatorul economic român transmite factura în altă formă, aceasta este inopozabilă autorității/entității contractante, ipoteză în care termenul de plată al acesteia nu curge până la comunicarea ei în format electronic.

Potrivit dispozițiilor art. XXXVII din OUG 130/2021, aceeași obligație există și în contractele încheiate între profesioniști (B2B), în măsura în care acestea au ca obiect produse cu risc fiscal ridicat. Pentru celelalte contracte de tipul B2B, utilizarea sistemului național de RO e-factura este opțională și este posibilă numai în măsura în care și destinatarul este înregistrat în sistem. În caz contrar, părțile nu vor putea utiliza sistemul de facturare electronică, urmând ca factura să se emită potrivit dispozițiilor contractuale.

Este lăudabil demersul legiuitorului român de a crea o asemenea platformă de facturare electronică, beneficiile unui astfel de sistem și, în special, a facturii electronice fiind multiple.

Crearea acestui sistem, precum și utilizarea facturii electronice contribuie la realizarea priorităților de politică publică, cum ar fi digitalizarea activității sectorului public, transparența financiară și promovarea dezvoltării durabile. Totodată, utilizarea sistemului și a facturii electronice va aduce în mod specific o contribuție semnificativă la reducerea costurilor și la eficiența sectorului public.