În primă fază, transportatorii trebuie să se înscrie în Registrul vehiculelor şi al operatorilor economici eligibili pentru restituirea de accize, la Autoritatea Rutieră Română.
ARR verifică atât eligibilitatea operatorului economic, cât şi pe cea a vehiculelor pe care le deţine (din punctul de vedere al licenţierii, tonajului, altor condiţii prevăzute de lege).
În a doua etapă, ARR verifică documentele, în sensul corelării informaţiilor dintre cantităţile de motorină menţionate în facturi şi cele pentru care se face solicitarea de restituire. Dacă aceste cantităţi corespund, ARR emite decizia de restituire, pe care o comunică atât transportatorului, cât şi Ministerului Finanţelor Publice.
Cererea de restituire a accizei se depune pentru un trimestru calendaristic, începând cu prima zi a trimestrului următor celui pentru care se solicită restituirea, dar nu mai târziu de un an de la această dată.
La cererea de restituire, operatorii economici anexează o serie de documente: certificat de înregistrare fiscală, documente din care rezultă că deţin card de gestiune a alimentărilor cu motorina sau, în cazul în care au staţie de alimentare proprie, să dovedească faptul că aceasta este dotată cu dispersor electronic pentru distribuţie, facturile de achiziţie a motorinei, dovada plăţii facturilor prin instrumente de plată bancare.
