Un Big Brother pentru cei care plimbă hârtiile prin firmă

Principalii jucători de pe piaţa de management al documentelor se aşteaptă, în acest an, la o creştere importantă a veniturilor din activităţile de outsourcing. Argumentul care le aduce tot mai mulţi clienţi este reducerea consistentă a costurilor.f Intraţi într-un birou, oricare doriţi dumneavoastră, dintr-o companie, fie ea privată sau de stat, şi veţi vedea pe mese sau direct pe podea teancuri de hârţoage stând într-un echilibru precar, oameni plimbând hârtii de colo

Principalii jucători de pe piaţa de management al documentelor se aşteaptă, în acest an, la o creştere importantă a veniturilor din activităţile de outsourcing. Argumentul care le aduce tot mai mulţi clienţi este reducerea consistentă a costurilor.f

Intraţi într-un birou, oricare doriţi dumneavoastră, dintr-o companie, fie ea privată sau de stat, şi veţi vedea pe mese sau direct pe podea teancuri de hârţoage stând într-un echilibru precar, oameni plimbând hârtii de colo colo, alţii aplecaţi deasupra copiatoarelor, faxuri zumzăind încontinuu şi coşuri de gunoi pline de maculatură mototolită. Nu-i aşa că este o imagine familiară? Prea puţini conştientizează însă faptul că, cu cât o companie este mai mare, şi banii cheltuiţi pe hârtie, cartuşe, în general, pe întreţinerea echipamentelor de tip copiator, fax sau multifuncţional sunt mai mulţi. Iată de ce, atunci când măsurile de reducere a costurilor prin externalizarea contabilităţii şi a operaţiunilor de resurse umane nu reuşesc să aducă cifrele din bilanţul companiilor într-o zonă mai sigură, managerii nu trebuie să dispere: mai au la îndemână cel puţin încă o soluţie, iar cea mai interesantă şi promiţătoare dintre acestea se referă la managementul documentelor.

De la debutul crizei, spre sfârşitul anului 2008, oferirea acestui serviciu s-a dovedit a fi o gură de aer proaspăt pentru companiile specializate, reuşind să contrabalanseze cu succes scăderile înregistrate de alte categorii de venituri. „O pondere importantă din veniturile companiei provine din servicii, cu o creştere valorică de 28% în anul 2008, peste media de creştere a companiei, care a fost de 18%“, confirmă Răzvan Botezatu, XGS manager la Xerox România şi Republica Moldova.

Anul trecut, nivelul afacerilor pe segmentul de management al documentelor a stagnat, iar pentru anul acesta este previzionată o creştere moderată. Compania are un departament specializat ce permite preluarea tuturor activităţilor de print ale unei organizaţii – fie documentele utilizate zilnic în birou, fie facturile, extrasele bancare sau comunicarea de marketing.

Concurenţi pentru reducerea costurilor

Şi în cazul Konica Minolta Business Solutions România s-a ajuns ca 10% din venituri să fie aduse de activităţile de outsourcing. „Având în vedere contractele deja existente, în special contractul pentru furnizarea serviciilor de printare încheiat cu BCR, dar şi alte proiecte în derulare, estimăm că acest procentaj este în continuă creştere şi că anul acesta va depăşi 20% din cifra de afaceri“, explică Cristian Zamfirescu, business operations manager la Konica Minolta. El mai spune că, dacă până în 2008 s-a constatat o stagnare a acestui tip de business, din 2009, odată cu apariţia crizei, manifestată şi prin creşterea preocupării managerilor pentru reducerea cheltuielilor, s-a înregistrat o creştere importantă a out­sourcingului. Un alt furnizor de servicii de acest tip este compania HP, care a înfiinţat un departament dedicat, ca urmare a solicitărilor venite din partea clienţilor.

Concret, ce se întâmplă după sem­narea unui astfel de contract? Mai întâi, explică managerul Konica Minolta, este realizată o analiză documentată a infra­structurii de printare a clientului, a costurilor existente şi a fluxurilor de lucru. În baza acesteia, este propusă clientului o soluţie personalizată de îmbunătăţire a fluxului de documente şi de redimensionare a infrastructurii de printare, care, odată implementată, poate conduce la economii de peste 20%. Şi la Xerox procedura este asemănătoare, fiind urmată de preluarea gestiunii întregii flote de echipamente existente, după evaluarea nevoilor de imprimare şi funcţionalitate, a frecvenţei de utilizare a documentelor şi a accesului angajaţilor la acestea.

„Apoi, construim soluţia specifică pentru acea companie, prin care reconfigurăm reţeaua de echipamente – le păstrăm pe cele performante, chiar dacă sunt ale altor producători, şi le înlocuim pe cele uni-funcţionale sau adăugăm multifuncţionale – şi instalăm un software specializat care fluidizează traficul documentelor, controlează costurile de imprimare şi maximizează productivitatea“, explică Răzvan Botezatu. Astfel, în funcţie de dimensiunile şi profilul companiei şi de starea echipamentelor folosite, reducerile de costuri pot ajunge la 20%, chiar şi 30%, în prima lună de activitate.

Clienţii serviciilor externa­lizate înţeleg mult mai bine mecanismele prin care pot reduce costuri, o prioritate vitală pentru orice ­­com­panie.
Cristian Zamfirescu, Konica Minolta Business Solutions România

Avem servicii de externa­lizare a procesării docu­men­telor prin scanare, extragere a datelor, livrare în forma dorită şi arhivare fizică şi electronică.
Răzvan Botezatu, Xerox România şi Republica Moldova

30% este procentajul până la care poate ajunge reducerea costurilor de management al documentelor prin externalizarea către una din firmele ­specializate