Managementul documentelor a devenit o problemă critică pentru companii. Pe măsură ce activitatea lor se extinde, ele riscă să se îngroape în hârtii.
Pentru a obţine o copie după un document de la administraţia financiară, inspectoratul de muncă, primărie, judecătorie, ca să nu mai vorbim de Arhivele Statului, intervalul de aşteptare este între o lună şi o jumătate de an. De ce se dau astfel de termene, care pun la grea încercare rezistenţa cetăţeanului? Pentru simplul motiv că sistemul este haotic.
Consecventă logicii birocratice, legislaţia românească obligă firmele să păstreze nenumărate documente, pentru intervale de timp care pot să depăşească o jumătate de secol. Şi nu oricum! Acestea trebuie păstrate în spaţii special amenajate şi securizate. În lipsa unui sistem adecvat de gestionare, găsirea unui dosar sau a unui banal contract se transformă într-o veritabilă aventură în necunoscut. Pentru a scăpa de probleme, companiile au început să apeleze la furnizorii de servicii de specialitate. În ultimii ani, au apărut firmuliţe care se ocupă însă doar fragmentar de gestionarea documentelor. Doar vreo trei companii multinaţionale oferă pachete integrale de servicii, la standarde înalte de calitate şi siguranţă.
Pe acest palier al serviciilor s-au aventurat şi vreo două firme româneşti. „Multinaţionalele au venit cu tot arsenalul aici, în timp ce noi suntem încă la stadiul de luptători cu flinta şi calul“, descrie metaforic situaţia pieţei româneşti Cristian Nemţeanu, administratorul firmei A&B Activ Distribution. Firmele noastre nu sunt pregătite să externalizeze managementul documentelor. În cel mai fericit caz, apelează la anumite servicii, criteriul de selecţie fiind, desigur, costurile.
Câştigi după cât investeşti
„Ideea de depozitare a documentelor, pur şi simplu, în afara sediului companiei este egală cu zero, explică administratorul de la A&B Activ Distribution. Pentru a fi eficient serviciul, el trebuie să pornească de la identificarea documentelor şi pregătirea lor. După aceea, urmează arhivarea, transportul şi depozitarea în condiţii de siguranţă şi crearea unui sistem informatic de evidenţă. Numai aşa documentele pot fi utilizabile în orice moment şi puse la dispoziţia clientului.“
Activitatea de arhivare şi depozitare a documentelor este o afacere de nişă. Cristian Nemţeanu spune că a identificat-o pornind de la o altă activitate: cea de vânzare a unei game extrem de largi de produse la nivelul întregii ţări. Văzând ce se petrece în interiorul firmelor, şi-a dat seama că arhivarea şi depozitarea documentelor este o necesitate. Nu a stat pe gânduri şi a pornit afacerea în urmă cu cinci ani, dar nu cu 1.000 de euro, aşa cum a găsit informaţia pe site-urile cu sfaturi pentru start-up-uri. „Am început cu 100.000 de euro, bani care i-am folosit pentru cercetarea pieţei, timp de un an, cu un program care depăşea adeseori opt ore pe zi. Dezvoltarea acestei afaceri presupune foarte mult marketing şi promovare. 70% din cifra de afaceri a firmei se duce pe aşa ceva.“
În acest domeniu de activitate este imperios necesară o bună imagine. Adică know-how, sediu, oameni bine pregătiţi şi viziune. În afacerea lui Nemţeanu şi-a vârât coada şi norocul. Primul client a dorit să încheie contractul pe un pachet complet de servicii: de la preluare şi prelucrare până la arhivare şi depozitare. Cifra de afaceri a depăşit 600.000 euro chiar din primul an, ajungând în prezent la peste 1,5 milioane euro. Nu a reuşit să amortizeze investiţia, pentru că mereu a fost nevoit să de dezvolte. Acum are pregătite depozite pe 3.300 mp, care pot găzdui documentele de la 100 de bănci. A trebuit să investească zeci de mii de euro şi în obţinerea autorizaţiilor speciale, certificărilor ISO, în pregătirea continuă a angajaţilor, pentru a se situa la nivelul competitorilor internaţionali. Dacă ar fi să o ia de la capăt, Cristian Nemţeanu spune că ar împrumuta de la bancă 500.000 euro şi ar porni afacerea cu tot ce-i trebuie, la cel mai înalt nivel. În felul acesta, nu ar mai simţi în spate răsuflarea competiţiei neloiale, cu servicii mici şi ieftine, făcute pe genunchi.
Cerinţe obligatorii pentru un start-up
– Să investeşti în marketing şi promovare
– Să cunoşti foarte bine legile şi mecanismul de funcţionare a afacerii
– Să ştii unde vrei să ajungi
– Să ştii ce şi cât îi poţi oferi clientului, pentru că dacă îl nemulţumeşti, îl pierzi imediat
– Să fii capabil să te adaptezi cerinţelor clientului.
Capitalul de pornire
– Minimum 100.000 euro
– Know-how
– Un sediu care să ofere o bună impresie clienţilor
– Un depozit gata pregătit, inclusiv cu sisteme de securizare, şi parteneriate strategice pentru deschiderea imediată a altora
– Transportul se poate asigura cu firme de specialitate.
Riscurile afacerii
– Competiţie neloială
– Competenţa şi responsabilitatea angajaţilor. Orice eroare este fatală şi te poate scoate definitiv din afacere
– Imposibilitatea de a face previziuni pentru dezvoltarea afacerii pe termene de peste trei luni
– Amenzi uriaşe, în cazul în care nu se respectă întocmai prevederile legii şi procedurile de funcţionare.
