Practic, toti oamenii au acelasi buget de timp. Difera foarte mult numai modul in care este utilizata aceasta resursa. Se pare ca societatile sunt cu atat mai avansate cu cat sunt mai preocupate de modul cum folosesc timpul. Acesta poate scadea dramatic productivitatea muncii, daca este risipit sau nu este folosit judicios.
Va oferim in continuare cateva sfaturi practice pentru eficientizarea managementului timpului.
1. Cunoasteti-va ritmul biologic
Primul pas in realizarea unei bune organizari este cunoasterea de sine. Fiecare om are un ritm biologic propriu. Sunt oameni care dau randament maxim dupa caderea intunericului. Altii, la primele ore ale diminetii. Randamentul/bioritmul unei persoane pe perioada unei zile, saptamani, luni, an difera. Este important sa ne cunoastem pentru a ne planifica activitatile in functie de propriul ritm biologic.
2. Stabiliti-va corect si clar obiectivele
Pentru a fi eficienti, este necesar sa stim foarte clar ceea ce vrem sa realizam din punct de vedere profesional, social, familial, adica sa ne stabilim clar obiectivele, atat pe termen lung, cat si pe termen scurt. Acestea trebuie sa aiba anumite caracteristici:
l sa fie specifice – sa nu fie generale;
l sa fie masurabile – sa poata fi evaluate pe baza unor criterii;
l sa fie acceptate – sa fie discutate si aprobate de toti cei care contribuie la realizarea lor;
l sa fie realiste – sa poata fi realizate;
l sa fie temporal determinate – sa aiba o data limita de realizare.
3. Clasificati-va activitatile si stabiliti-va prioritatile
Rezultatele muncii noastre profesionale sunt diferite, in functie de tipul de activitati asupra carora ne concentram. Activitatile importante sunt cele care au un aport la realizarea obiectivelor, iar cele urgente sunt cele cu termene-limita iminente. In functie de importanta si urgenta, putem clasifica activitatile in patru categorii:
l importante si urgente – sunt principalul factor de stres; totusi, printr-o buna planificare, numarul acestor activitati poate fi mentinut la un nivel rezonabil;
l importante si neurgente – sunt cele care conduc catre echilibru, stapanirea situatiilor, performante pe termen lung, de aceea trebuie sa ne concentram pe acest tip de activitati;
l neimportante si urgente – acestea trebuie delegate pe cat posibil, deoarece ne scad eficienta; ele sunt rezultatul focalizarii pe termen scurt si al lipsei de interes pentru planificare;
l neimportante si neurgente – acestea reprezinta asa-numitul „timp pierdut” si nici nu trebuie sa intre pe lista de prioritati a unei persoane.
O ierarhizare a activitatilor in functie de prioritati ne ajuta sa stim cu adevarat pe ce anume trebuie sa ne concentram.
4. Stabiliti-va un plan zilnic de lucru
Fixandu-ne in mod corect prioritatile, putem realiza un plan de lucru zilnic sau pe o perioada mai mare de timp, cu conditia ca acesta sa fie flexibil, respectiv sa contina rezerve de timp pentru actiuni neprevazute si importante.
Pentru o mai buna organizare a timpului, putem standardiza anumite activitati pe care sa le planificam in momente ale zilei, saptamanii sau lunii in care nu „functionam la intreaga capacitate”. De asemenea, putem delega acele sarcini pe care le pot realiza membrii echipei pe care o conducem, de exemplu: informare, redactarea scrisorilor/rapoartelor, analiza unor probleme si pregatirea posibilelor solutii, participarea la conferinte etc.
5. Delegati cat mai mult
A delega inseamna a incredinta altcuiva responsabilitatea unei sarcini, punandu-i la dispozitie tot sprijinul si toate resursele de care are nevoie. O data cu responsabilitatea indeplinirii unei sarcini de munca, trebuie sa delegam si autoritatea referitoare la sarcina respectiva. Singurul lucru care nu poate fi transferat este raspunderea noastra fata de responsabilitatea delegata.
Delegarea de responsabilitati ajuta fiecare persoana sa-si foloseasca mai eficient timpul, sa se ocupe de lucruri care nu pot fi rezolvate de altcineva. Pentru o delegare eficienta, trebuie sa urmati anumiti pasi:
l alegerea sarcinilor ce urmeaza sa le delegam – orice sarcina pe care nu trebuie neaparat sa o indeplinim noi insine poate fi delegata;
l alegerea persoanei careia ii vom delega – persoana cea mai potrivita trebuie sa aiba deprinderile necesare, precum si timp disponibil;
l explicarea rezultatelor asteptate si rolul acestora – oamenii sunt mai motivati sa realizeze ceva atunci cand stiu care este contributia sarcinii la atingerea obiectivelor organizatiei;
l stabilirea limitelor – impreuna cu sarcina trebuie sa delegam si autoritatea necesara luarii anumitor decizii;
l identificarea resurselor – cei care realizeaza sarcina trebuie sa cunoasca resursele necesare si mijloacele de obtinere a lor;
l verificarea pregatirii persoanei careia ii delegam – uneori este necesara o pregatire suplimentara, care trebuie oferita persoanei respective; aceasta nu trebuie sa fie un obstacol in delegare;
l stabilirea termenelor-limita – vom solicita persoanei respective
sa-si faca un plan de actiune, sa-si stabileasca rezultate intermediare si datele-limita de realizare;
l stabilirea unui sistem de monitorizare – vom stabili de comun acord un mod de control si evaluare pentru a cunoaste progresul si dificultatile care apar;
l detasarea de sarcina in cauza – in afara controlului la termenele fixate, sarcina delegata nu trebuie sa mai faca parte din agenda noastra de lucru, decat in cazul in care ni se solicita sprijinul.
6. Administrati-va timpul eficient
Pentru a obtine rezultate bune, a nu uita lucruri importante pentru a fi creativi si a comunica mai bine, trebuie sa ne organizam timpul si
sa-l folosim eficient. Prin eficient intelegem atat folosirea la maximum a timpului disponibil, cat si obtinerea rezultatelor dorite la momentul potrivit.
Un management eficient al timpului nu este usor de realizat. La serviciu sau in familie exista intotdeauna factori dependenti sau independenti de vointa noastra care ne pot da planurile peste cap. Important este sa identificam si sa eliminam acesti factori sau, daca acest lucru nu este posibil, sa le reducem efectul negativ.
Este necesar sa identificam obstacolele ce se afla in calea unui management eficient al timpului: intreruperi cauzate de telefoane sau de vizitatori neasteptati, indisciplina personala, lipsa prioritatilor sau schimbarea frecventa a acestora, indecizie si amanare, incercarea de a face mai multe lucruri in acelasi timp, probleme in comunicarea cu ceilalti, lipsa de informatii, dorinta de perfectiune etc.
Iata in continuare cateva sugestii pentru a elimina pe cat posibil timpul pierdut din cauza vizitatorilor neasteptati:
l Intrebati de la inceput care este scopul vizitei.
l Rezolvati problema daca aceasta se poate face rapid.
l Fixati timpul intalnirii la inceput.
l Ridicati-va cand simtiti ca intalnirea s-a incheiat.
l Controlati-va ceasul din cand in cand.
l Cand s-a spus tot ce era de spus, concluzionati si multumiti interlocutorului.
l Daca nu are efect, sugerati o actiune ulterioara.
l Daca tot nu are efect, folositi gesturi semnificative.
l Spuneti vizitatorului ca aveti si alte lucruri importante de facut.
7. Fiti perseverenti si nu amanati
Amanarea lucrurilor, din motive persoanle sau nu, conduce la anxietate, la munca sub presiune si chiar la esec in realizarea unor obiective. Exista insa anumite tehnici prin care putem controla amanarile:
l Indepliniti mai intai activitatea cea mai neplacuta, dar importanta.
l Impartiti activitatea in mai multe parti.
l Incepeti cu orice, daca inceputul reprezinta o problema.
l Stabiliti-va propriul termen-limita.
l Recompensati-va singuri la diferite studii ale activitatii.
l Evitati distragerile.
l Realizati o lista cu avantajele realizarii activitatii si o lista cu avantajele nerealizarii activitatii si comparati cele doua liste.
l Luati in considerare consecintele amanarii.r
l Realizati activitatile pe rand.r
l Intrebati-va cum va puteti folosi cel mai bine timpul in fiecare moment.r
8. Lucrati in echipar
Munca in echipa salveaza timpul, deoarece fiecare participant beneficiaza de ceea ce au facut ceilalti si duce munca mai departe. Ea poate sa fie insa consumatoare de timp, daca membrii echipei nu se simt liberi sa rezolve problemele, sa propuna solutii, daca nu au incredere in ceea ce au facut ceilalti, daca unii membrii vor sa-si impuna parerea asupra altora.r
9. Folositi un stil asertivr
In comunicarea cu ceilalti, cea mai eficienta abordare este cea ferma, in care reusim sa ne mentinem pozitia, fara insa a-i jigni pe ceilalti. Aceasta este pozitia de mijloc, intre cea ofensiva – in care ii „atacam” pe cei din jur si cea defensiva – in care rezolvam si sarcinile altora doar de teama de a spune „Nu” sau macar „Da, dar am si eu problemele mele. Sa incercam sa gasim o solutie”.r
O buna comunicare cu ceilalti contribuie la eficientizarea managementului timpului.r
10. Echilibrati-va activitatiler
Activitatile pe care le desfasuram zi de zi sunt de mai mule tipuri: profesionale, de recuperare si relaxare, familiale, de dezvoltare personala, sociale, politice, religioase. Daca facem o analiza si incercam sa comparam cat timp alocam, cu cat am dori sa rezervam fiecarui tip de activitate, s-ar putea sa observam anumite diferente.r
Pentru a simti ca avem viata sub control si pentru a fi multumiti de noi insine este necesar sa alocam fiecarui tip de activitate un anumit timp. Nu putem avea numai viata profesionala sau sociala pentru a ne simti impliniti. Toate planurile vietii noastre trebuie sa formeze un intreg armonios.tr
r
Gabriela Nita