1. Setarea corecta a asteptarilor companiei tale
In primul rand, asteptarile atrag intotdeauna dupa ele dezamagiri. De aceea, este foarte important ca in procesul de externalizare a salarizarii, compania ta sa aiba obiective foarte clare, si nu asteptari, care au fost discutate de la bun inceput cu furnizorul ales, negociate si acesta a garantat ca obiectivele respective pot fi atinse, stabilind exact care sunt termenii si conditiile in care acest lucru este posibil. Mai departe, este foarte important ca de fiecare data in procesul de implementare a externalizarii salarizarii, cand apar situatii ce pot genera asteptari de la tine si/sau de la echipa ta, sa discuti acele asteptari cu furnizorul ca sa iti dai seama cat sunt de intemeiate si sa le transformati apoi impreuna in obiective. De asemenea, orice cerinta suplimentara, ce apare in proces poate atrage dupa sine o modificare a termenelor de livrare. Este necesar sa il intrebi de fiecare data pe furnizor daca noua cerinta modifica termenele de livrare si cum si daca da, sa agreati impreuna alte date.
2. Comunicarea eficienta dintre client si furnizor
Comunicarea este si aici cheia pentru a preintampina si pentru a rezolva problemele aparute pe parcursul implementarii externalizarii. Asa cum echipa furnizorului are un lider de proiect pentru a implementa procesul de externalizare a salarizarii, asa si echipa ta implicata in proiect, are nevoie de un lider. Comunicarea excelenta dintre cei doi lideri este solutia pentru ca parteneriatul sa fie unul de succes. Este important, de asemenea, ca de la bun inceput, cele doua echipe sa stabileasca timpii de raspuns si timpii de solutionare pentru toate operatiunile principale, uzuale in procesul de externalizare. Mai departe, dupa finalizarea implementarii, este la fel de importanta comunicarea dintre echipa ta de la resurse umane si echipa din cadrul companiei furnizoare, care se ocupa efectiv de contul tau. Este recomandabil sa stabiliti impreuna programul de lucru, termenii de livrare ai documentelor si asa mai departe.
Orice companie care ofera servicii de externalizare a salarizarii are, de regula, cel putin un consultant care este dedicat pe contul fiecarui client si cel putin un consultant de back-up, ce cunoaste istoricul clientului si care poate prelua rapid activitatea daca primul consultant are o problema sau pleaca in concediu si asa mai departe. De asemenea, de la bun inceput, trebuie sa iei in calcul faptul ca este nevoie sa ii acorzi timp furnizorului si sa ii dai informatii ori de cate ori are nevoie pentru ca acesta sa poata intelege specificul, particularitatile si procesele tale. Numai astfel vei putea avea o implementare reusita.
3. Transmiterea unor informatii nealterate
Informatiile pe care tu sau echipa ta le transmiteti catre furnizorul de servicii de salarizare au nevoie in primul si in primul rand de acuratete. Este necesar ca de la bun inceput sa stabilesti datele corecte de implementat in sistemul de salarizare. Datele trebuie extrase din surse sigure, din baze de date verificate, din arhivele interne ale companiei si din documentele oficiale depuse la institutiile statului (D112, Revisal). De asemenea, ar fi bine sa ai in echipa ta un responsabil cu cifrele, o minte limpede, cineva care sa vada si sa dea OK-ul final pe toate informatiile financiare care pleaca spre compania catre care ai decis sa externalizezi salarizarea.
Cum se impart responsabilitatile
In procesul de externalizare a salarizarii, furnizorul de servicii de outsourcing trebuie sa fie explicit in detalierea functionalitatilor aplicatiilor puse la dispozitia beneficiarului, sa defineasca concret modul de lucru in perioda implementarii proiectului, dar si pe toata perioada externalizarii. Mai mult decat atat, furnizorul trebuie sa defineasca foarte clar cu mult inainte de punctul de start informatiile de care are nevoie in implementare si forma de primire a acestora. De asemenea, trebuie definite activitatile ce urmeaza a fi efectuate de furnizor si de beneficiar. Totodata, furnizorul este responsabil pentru respectarea legislatiei in vigoare, respectarea termenelor legale, trebuie sa asigure confidentialitatea datelor furnizate de catre beneficiar, trebuie sa livreze serviciile contractate cu profesionalism si conform termenelor agreate.
In acelasi proces, beneficiarul trebuie sa se asigure ca informatiile primare, puse la dispozitia furnizorului sunt corecte si au fost transmise in timp util. Totodata, solicitarile beneficiarului referitoare la modul de functionare a aplicatiilor trebuie sa fie clare, iar beneficiarul trebuie sa puna la dispozitie toate informatiile necesare, in vederea definirii proceselor si a fluxurilor interne.
